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Recuperare Efficienza Con Il Workflow Management – Capitolo 2: La Strutturazione Dei Processi

Recuperare efficienza con il workflow management – Capitolo 2: la strutturazione dei processi

Nel primo capitolo abbiamo preso atto dei significativi vantaggi dell’implementazione di un una buona pratica del workflow e Resources management e di quanto questo aiuti a migliorare significativamente le prestazioni aziendali, le relazioni e il coinvolgimento del personale.
Un sistema efficace di gestione dei flussi di lavoro parte dalla corretta codifica dei processi aziendali, identificando tutte le attività che li compongono, seguiti dalla precisa applicazione dei principi di delega strutturata, l’assegnazione ed il controllo.
Per cominciare è necessario dare un nome ad ogni singolo processo che concorre al corretto funzionamento dell’impresa (es: validazione ordini, ricezione delle merci in logistica, invio di un’offerta commerciale, aggiornamento dei listini prezzi, ecc.)
Per ogni processo strutturato, dovremo spacchettarlo nelle singole attività che lo compongono. Si potrà così scoprire che processi apparentemente banali in realtà si compongono di numerose attività.
Ad esempio la ricezione della merce in logistica potrebbe scomporsi in: invio dall’ufficio acquisti dell’ordine al fornitore; ricevere conferma ordine dal fornitore; preparazione di un calendario di consegna stimata; attendere lettera di vettura del fornitore; invio di copia della distinta di consegna e stima del numero di posti pallet; il giorno prima della presunta data di ricezione della merce preparare posti pallet adeguati; ricevere la merce; verificare la merce; mandare in amministrazione copia dei DDT; gestire eventuali non conformità.
Qui per semplificare il processo è stato scomposto solo in poche sotto attività, che nella realtà sarebbero molte di più e coinvolgono abitualmente diversi uffici e persone.
Come uno chef in cucina deve conoscere ogni ingrediente, quantità e tempi di cottura per poter controllare la qualità delle pietanze, così ogni manager dovrebbe conoscere ogni attività e variabile che concorre al successo della sua divisione/impresa, per poter esercitare le migliori assegnazioni e controllo.
Nella terza fase devono essere definite le corrette dipendenze tra le attività, vale a dire cosa deve accadere prima e cosa dopo. Seguirà la definizione di quali siano i tempi medi standard per ogni attività, da cui sarà possibile ricavare una stima abbastanza precisa del tempo complessivo di erogazione di quella prestazione aziendale, fondamentale nel rispetto dei tempi di consegna.
Infine ogni singola attività dovrà essere assegnata ad una persona specifica, che avrà quindi la responsabilità di performare la singola attività, nei tempi e nei modi definiti, posizionando il corretto tassello all’interno del processo, il quale avanzerà nel rispetto di una precisa scaletta.
In questo modo ogni attività avrà un titolare della stessa, che risponderà del risultato. Il processo potrà evidenziare inefficienze e ridondanze che potranno essere perfezionate, così l’intera macchina organizzativa sarà misurabile.
Sulla base della mia lunga esperienza diretta una PMI ha in media dai 30 ai 50 processi che dovranno essere codificati, per un totale di attività da definire che può oscillare tra le 500 e le 1000, con un tempo di implementazione che può variare tra i 3 e i 6 mesi, sempre che tutto venga fatto con i corretti criteri di approccio, perché non è una pratica che si può improvvisare.
Il risultato finale è sempre straordinario, in termini di recuperi in efficienza, risorse liberate e motivazione delle persone.
Nel prossimo capitolo vedremo insieme le piattaforme di project management più interessanti disponibili sul mercato e come scegliere la migliore per i propri scopi.
Per qualunque richiesta di informazioni scrivete a dalmonte@tradecompass.eu
(c) 2019 Marco Luigi Dal Monte Casoni per Trade Compass.
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