Lo smart working e le assegnazioni strutturate
Dopo tanti anni di teorizzazione del telelavoro (smartworking), ci si è improvvisamente trovati nella condizione di doverlo applicare per questioni sanitarie nazionali, per poi scoprire che la maggior parte delle attività che svolgiamo in un ufficio possono essere altrettanto efficacemente svolte da remoto.
I temi da affrontare per la sua applicazione sono diversi:
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Per il lavoratore, che associa all’ufficio una serie di regole e valori, che deve riuscire a rimodulare nel suo ambiente domestico;
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una sensazione di smarrimento da parte della proprietà e dei manager, che non avendo il lavoratore a portata visiva sentono di perdere le opzioni di esercizio del potere e controllo;
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una perdita della capacità di pianificazione, in assenza di strumenti e metodi precisi per l’assegnazione strutturata delle attività da svolgere a cura dei singoli addetti;
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l’accessibilità alle informazioni e il coordinamento del flusso di tutti i documenti necessari, accessibili da remoto e da poter scambiare tra tutti gli addetti interessati.
I 4 punti sopra elencati, anche se con pesi differenti in base alla realtà imprenditoriale o industriale, hanno tutti forte rilevanza per giungere alla realizzazione di una pratica di telelavoro.
Dobbiamo ragionare in prospettiva e molte imprese, superato il momento critico , potranno perfezionare e consolidare il principio di lavoro agile che hanno dovuto implementare in emergenza, ottenendo in seguito straordinari benefici in termini di elasticità, efficienza e riduzione dei costi operativi, ottenendo un più alto livello di competitività sul mercato, agognato per anni.
Ora vediamo in dettaglio cosa è possibile fare di concreto, partendo dai nostri 4 capisaldi.
Il fatto di lavorare da casa richiede un maggiore senso di responsabilità e disciplina mentale, in quanto vi sono molte distrazioni che intervengono nell’ambiente domestico, di contro il fatto di non doversi muovere da e verso l’ufficio permette di recuperare minuti preziosi, altrimenti persi in trasferimenti, oltre a ridurre radicalmente i costi, spesso a carico del lavoratore, che potrebbe risparmiare anche centinaia di euro al mese.
Ogni lavoratore può, compatibilmente con il suo ruolo aziendale, ritagliarsi del tempo durante la giornata per svolgere attività famigliari (es: uscire per prendere i bimbi a scuola), dando maggiore serenità e disponibilità verso il lavoro, se non deve necessariamente svolgersi sempre dalle 9 alle 18. Conosciamo numerosi strumenti informatici per la supervisione delle attività svolte in remoto e del tempo dedicato.
Potremmo anche ridefinire il paradigma e ragionare in termini di attività da consegnare, non di tempo passato davanti al monitor, che forse avrebbe più senso e valorizzerebbe meglio le capacità individuali e la possibilità di approcci premianti verso i risultati.
Anche i manager possono fare un passo avanti, dal controllo “visivo” verso una gestione parametrica, tramite piattaforme che consentano di monitorare le attività in corso, anche tramite app per smartphone. Il contatto individuale oggi tramite numero interno avverrebbe cellulare del collaboratore, con la possibile introduzione della videochiamata al posto del contatto visivo; naturalmente non possiamo sostituire le sensazioni che restituisce una presenza fisica, ma indubbiamente è un ottimo surrogato.
Ecco forse il passaggio più rilevante in termini qualitativi per le organizzazioni.
La pianificazione e controllo sono quelli che in assoluto beneficiano maggiormente di questa opportunità. Molte delle attività si sviluppano su base di iniziative individuali, senza alcun criterio di assegnazione strutturata e controllo, intermedio e finale.
Ricordiamo che un’assegnazione si fonda sul principio di CHI, deve fare CHE COSA, COME dovrà essere fatto ed entro QUANDO. Nel momento in cui le assegnazioni sono fatte correttamente, tutte afferenti a dei progetti e correttamente coordinate tra loro, allora abbiamo applicato il principio del Project Management.
La pratica del Project Management è la migliore applicazione delle deleghe strutturate e permette a tutti di sapere cosa devono fare e di tenere sotto controllo tutte le scadenze, con la certezza che tutto ciò che serve venga fatto, offrendo ai manager una visione di insieme e degli allarmi preventivi qualora qualcosa rischi di arrivare in ritardo, prima che ciò avvenga, evitando difetti e ritardi nelle attività, che potrebbero altrimenti costare tanto (es. penali su ritardi).
Oggi applichiamo delle piattaforme software di Project Management molto semplici ed efficaci, che permettono a manager, dipendenti e collaboratori esterni di lavorare in armonia, con tutto sotto controllo in tempo reale.
L’accessibilità alle informazioni diventa la colonna portante di tutta la struttura di lavoro, ed ecco che abbiamo disponibili numerosi strumenti tecnici, attraverso i quali rendere accessibili i documenti nel web, in tutta sicurezza e con accessi riservati, oltre alla possibilità di utilizzare la piattaforma del project management per associare i documenti direttamente all’attività a cui afferiscono, con la possibilità di gestire le versioni degli stessi e il monitoraggio degli accessi. In questo modo qualunque documento, ad esempio un listino prezzi associato ad una campagna marketing o un manuale tecnico per l’installazione di un impianto, sarà sempre aggiornato all’ultima versione per tutti coloro che vi accedono, da qualunque account autorizzato.
Abbiamo tutti gli strumenti necessari per trasformare un disagio in un momento di crescita e sviluppo delle nostre imprese, basta che venga fatto con intelligenza e avvalendosi delle corrette competenze e approcci, sia umani che tecnici.
Il lavoro da remoto non può restituire le sensazioni di una stretta di mano o dell’ascolto di un macchinario difettoso, ma la maggior parte delle attività che sorreggono l’impresa possono sicuramente essere delocalizzate e, in molte aree, trarre beneficio dalla riorganizzazione dei processi.
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