Recuperare efficienza con il workflow management – Capitolo 3 scegliere la giusta piattaforma
Nei due precedenti capitoli abbiamo introdotto il project management (PM) come pratica per portare rapidi benefici nell’impresa, poi affrontato la strutturazione dei processi e la delega strutturata come mezzo per consolidare benefici nel medio e lungo periodo, con positive ricadute anche sulla fidelizzazione dei collaboratori.
Il project e resource management è una pratica che può avere potenzialmente impatto su tutte le attività dell’impresa, è quindi necessario definire quali siano gli uffici e le attività con la maggiore ricaduta sulle attività dell’impresa, anche in considerazione degli applicativi software già utilizzati, per costruire progressivamente una struttura organizzativa che possa portare benefici tangibili preservando nei limiti gli investimenti già fatti.
Vediamo quindi come districarsi nella scelta della piattaforma di project management più indicata.
In condizioni standard il project management permette di tenere sotto controllo ogni attività, cosicché venga svolta nel modi e nei tempi previsti, scatenando poi gli eventi successivi fino alla fine di un progetto. Un PM non svolge attività verticali, quindi non emette fatture, non fa acquisti, non fa disegni tecnici, ma controlla che tutto il flusso delle attività e la comunicazione interna avvenga nel modo migliore, quindi è sostanzialmente “compatibile” con qualunque software verticale già esistente.
Esistono numerose piattaforme, alcune con software da installare, altre erogate come servizi web. Offrono funzionalità spesso molto differenti e solitamente maggiore è la copertura orizzontale (numero di servizi) e minore è la qualità delle funzionalità verticali (dettaglio delle funzioni), quindi è bene fare un’attenta analisi in partenza per scegliere un sistema che sia ben bilanciato sulle necessità attuali e nel medio termine per l’impresa, in quanto la migrazione verso una differente piattaforma in un secondo momento è ostica.
Tra le piattaforme di PM più interessanti possiamo menzionare ad esempio:
wrike, asana, trello, monday, openproject, MS-project, ProjectManager.
Alcune software house hanno scelto di integrare nel sistema di PM anche funzionalità di fatturazione, CRM, preventivazione e gestione catalogo prodotti, con cui poter gestire l’intero flusso in una sola piattaforma integrata. Questo tipo di soluzione può essere interessante per micro e piccole imprese, che non hanno ancora implementato un gestionale. Tra queste menzioniamo ad esempio: teamleadercrm, bitrix24, scoro
I costi delle piattaforme sono quasi sempre licenze per utente, alcune singole, altre gruppi di 3 o 5 utenti alla volta. I prezzi variano da 5 € a 60 € / mese per utente, in base alle funzionalità della piattaforma ed alla configurazione scelta, che deve essere ben mirata.
Il prezzo delle postazioni di lavoro è quindi marginale, nell’ottica del vantaggio organizzativo che ne può derivare, a condizione essenziale è di non tentare un approccio artigianale.
Il successo della pratica di Project Management dipende da molti fattori: la corretta socializzazione con i collaboratori, una buona formazione ai principi della delega, l’analisi e la migliore strutturazione dei processi, la definizione degli standard interni, la formazione tecnica, il presidio del corretto utilizzo.
L’inserimento del Project Management avrà straordinarie ricadute sulla competitività della vostra impresa, ripagando tutti gli investimenti in meno di 1 anno, a condizione che sia avviata, organizzata e sviluppata da personale con solida esperienza.
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